Étude de cas : Odoo | Le guide ultime pour installer une borne de recharge en entreprise

Dans un article précédent, nous vous expliquions tout sur l’installation et l’utilisation des bornes de recharge à la maison pour les détenteurs de voitures électriques et hybrides.

Aujourd’hui, nous souhaitons aller plus loin dans cette thématique et aborder un sujet qui est sur la table de nombre de sociétés en 2022 : l’installation de bornes de recharge en entreprise. En effet, puisque la quantité de véhicules électriques (VE) ne cesse de grimper suite à la nouvelle législation sur les voitures de société, de plus en plus d’entreprises se décident à progressivement électrifier leur flotte. Et l’idée de mettre à disposition de ses employés des bornes de recharge sur leur lieu de travail s’impose comme une évidence.

C’est notamment le cas d’Odoo, la licorne belge de logiciels que l’on ne présente plus. En effet, Odoo a démarré en janvier 2021 un plan d’action pour graduellement éliminer les voitures thermiques de son catalogue de voitures de société à partir de 2024. Lisez également notre article sur l'avenir des voitures de société qui seront uniquement électriques à partir de 2026.

C’est dans ce contexte qu’Odoo a décidé d’investir dans l’installation de deux doubles bornes de recharge électrique EDI sur le parking de ses bureaux de Louvain-La-Neuve. Les fleet managers d’Odoo, Corinne Dzierzgowski et Cécile Debois ont amicalement accepté de partager avec nous leurs réflexions sur le sujet, et nous sommes ravis de vous en faire part ! 

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Dans cet article :

Etude de cas : Odoo

Avant de nous plonger dans le vif du sujet, présentons tout d’abord la flotte d’Odoo :

• 750 employés en Belgique, répartis entre Grand-Rosière, Louvain-La-Neuve et Anvers
• Une flotte de plus de 600 voitures
• Dont une vingtaine de véhicules électriques et hybrides

Alors, comment comptent-ils électrifier leur parc automobile ?

“Les employés peuvent choisir leur voiture de société dans un catalogue remis à neuf chaque année, contenant à la fois des voitures thermiques, hybrides et électriques”, nous explique Cécile.

“Sur les prochaines années, la société a l’intention de réduire la proportion de voitures thermiques disponibles graduellement jusqu’à disparaître des propositions en 2024”, continue Corinne. “Nous nous donnons ensuite le temps de complètement éliminer les voitures thermiques de notre flotte. 2021 clôture donc la première année de notre plan d’action vers une flotte 100 % électrique.”

C’est suite à l'augmentation des VE dans son parc automobile qu’Odoo a décidé de contracter avec EDI pour installer deux doubles bornes de recharge en entreprise. Corinne et Cécile nous expliquent comment faire !

Quelles bornes de recharge choisir en entreprise ?

Avant même de contacter les fournisseurs, il est essentiel de faire le point en interne sur votre situation et vos besoins. Prenez en compte non seulement le nombre de voitures électriques et hybrides actuellement dans votre flotte, mais aussi son évolution dans les prochaines années. Gardez également en tête la proportion de vos employés en télétravail qui, dès lors, n'utilisent pas les bornes au bureau.

Une fois que vous avez une idée du nombre de stations que vous souhaitez, l’étape suivante est de faire une analyse pour trouver la borne qui vous correspond le mieux. Il existe plusieurs types de bornes qui ont chacune leurs spécificités.

Bornes publiques, semi-publiques ou privées ?

En fonction de la localisation de votre parking (à front de rue ou sur une propriété privée) et de vos besoins, vous pouvez opter pour différents types de stations de recharge :

• Bornes publiques : Une fois installées, ces stations sont disponibles pour tout le monde et référencées sur les cartes publiques de bornes électriques. Il se peut donc que des personnes extérieures viennent y recharger leur voiture. Vous devez également décider d’un tarif pour l’électricité, ce qui peut vous permettre d’en tirer un petit profit.
• Bornes semi-publiques : Ces stations se trouvent sur des propriétés privées, mais peuvent tout de même être utilisées par tout propriétaire de véhicule électrique ou hybride. Cependant, elles ne se retrouvent pas sur les cartes publiques, limitant donc les utilisateurs extérieurs.
• Bornes privées : Ces bornes coûtent le moins cher puisque leur utilisation est la plus limitée. Vous devez en effet allouer pour chaque employé un badge attitré qui pourra lui permettre de déverrouiller la station.

"Nous avons décidé de mettre en place des bornes semi-publiques afin que les bornes ne soient pas visibles sur les cartes publiques, mais qu’elles soient néanmoins utilisables par des clients qui nous visitent”, nous explique Corinne. "D'ailleurs, nous gardons une carte de paiement spécialement pour nos clients afin de leur offrir une recharge gratuite lorsqu'ils viennent en rendez-vous chez nous."

Câble intégré ?

Un autre élément important à considérer pour le choix de vos stations de recharge est la présence d’un câble intégré à la station ou non.

Pour rappel, un câble de recharge en sortant du garage, cependant un oubli est vite arrivé ! Personne n’a envie de se retrouver devant la station de recharge et de se rendre compte que le câble est resté à la maison… 🥲

Pour avoir une vue plus claire des options, pesons le pour et le contre :

Câble intégré

➕ Les employés peuvent recharger leurs véhicules sur leur lieu de travail même s’ils ont oublié leur câble à la maison.

➖ S’il n’est pas bien rangé (ce qui arrive plus souvent qu’on ne le souhaite 😉), un câble qui traîne a tendance à prendre saleté et humidité. Si le câble est endommagé, il faudra malheureusement remplacer la borne.

Pas de câble intégré

➕ Ces stations ont généralement une plus longue durée de vie puisqu’elles ne dépendent pas de l’état du câble.

➖ Les employés doivent obligatoirement penser à prendre leur câble avec eux tous les jours.

"Au vu du nombre important d'employés qui utilisent les bornes de recharge chaque jour, nous avons opté pour des stations sans câble intégré. Ça nous permet de nous assurer qu'elles soient opérationnelles en tout temps, indépendamment de l'état du câble", nous explique Corinne.

In fine, vous devriez en discuter au sein de votre société puis avec vos fournisseurs en gardant en tête les points mentionnés ci-dessus, ils pourront vous conseiller selon vos besoins.

Bornes payantes ou gratuites ?

Il vous revient également de décider de quelle manière vous participez aux frais de recharge de vos employés. En effet, similairement à une carte essence pour les voitures thermiques, il vous est possible de payer une partie ou la totalité de l’électricité consommée par les véhicules électriques et hybrides sur le lieu de travail.

Si vous optez pour une borne publique ou semi-publique, il existe plusieurs options :

• Vous pouvez tout d’abord fixer un tarif préférentiel sur votre parking. Mais gardez à l’esprit que cela attirera certainement plus de personnes extérieures puisque le coût de recharge sera visible sur les cartes publiques.
• Une autre solution est d’allouer un budget à vos employés qui servira à couvrir leurs frais en électricité, y compris lors des recharges sur le lieu de travail. C'est cette option qu'a choisie Odoo.

Dans le cas de stations avec badge, il est assez facile d’identifier les utilisateurs qui sont des employés. Vous pouvez dès lors demander qu’une partie ou la totalité de la facture soit envoyée directement à votre société.

Que vous choisissiez l’une ou l’autre solution, gardez en tête que le système se doit d’être juste pour tout le monde. Par exemple, si vous proposez une carte essence aux propriétaires de voitures thermiques, prévoyez une alternative équivalente pour les propriétaires de voitures électriques.

Combien coûtent les bornes de recharge en entreprise ?

Vous vous y attendiez : ça dépend. Effectivement, le coût de mise en place de bornes de recharge en entreprise dépend du type de borne que vous choisissez, de votre fournisseur, de votre installation électrique, de votre localisation et de toute une série d’autres paramètres.

Même s’il n’est pas possible de vous donner un chiffre précis adapté à votre situation, nous pouvons tout de même vous donner une idée basée sur le cas d’Odoo. Pour leurs deux doubles bornes sur un parking ouvert, pouvant charger jusqu’à quatre voitures simultanément, la scale-up a déboursé environ 8 500 € couvrant les bornes et leur installation.

À cela, viennent s’ajouter plusieurs coûts en amont :

• Un électricien afin de vérifier que l’installation électrique de votre bureau est suffisante, ou de l’augmenter si nécessaire. Le prix variera également selon la taille des câbles à tirer jusqu’au lieu d’installation des stations. Certaines compagnies de bornes proposent ce service, cependant vous n’aurez probablement pas la même qualité de travail.
• L’augmentation de votre capacité électrique auprès de votre fournisseur d’électricité.
• Le compteur indépendant afin de protéger votre bureau d'une coupure de courant en cas de problème aux bornes.

Voici aussi une liste non exhaustive de frais mensuels à considérer selon les bornes que vous avez choisies, nous vous avons mentionné leur coût lorsque celui-ci est défini :

• La gestion des bornes selon l’abonnement auquel vous souscrivez (entre 5 et 15 € / borne).
• Le load balancing qui permet de diffuser la même quantité d’électricité à toutes les voitures branchées. C’est notamment utile lorsque l’électricité disponible est affaiblie et due à une importante utilisation simultanée dans les bureaux. Notez qu’à l’inverse, il est possible de faire en sorte qu’une voiture charge plus rapidement que les autres. Ce système permet aussi d’éviter de consommer trop d'électricité, et protège votre installation d'une surtension.
• Une partie ou la totalité des coûts d’électricité si vous choisissez de participer aux frais de recharge de vos employés, également appelé Split Billing.
• La publication de vos bornes sur les cartes publiques pour que des personnes extérieures viennent s’y approvisionner et que vous puissiez en faire un profit.
• La gestion des badges s’il s’agit d’une borne privée (environ 5 € / badge).

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Gardez en mémoire qu’il se peut que d’autres frais apparaissent au fil du projet selon ce que vous souhaitez mettre en place.

Combien de temps prend l’installation de bornes en entreprise ?

Comme vous vous en doutez, une fois la décision prise d’installer des bornes sur votre lieu de travail, elles ne seront pas disponibles du jour au lendemain. Alors, combien de temps faut-il ? Encore une fois... cela dépend. Mais grâce au cas d’Odoo, nous pouvons tout de même nous faire une idée.

“Nous étions en plein confinement, ce qui a, bien sûr, ralenti tout le processus”, explique Corinne. “Néanmoins, toute la partie préparatoire avant la demande d’installation des bornes peut prendre environ 3 mois : recherches et décisions sur les modalités des bornes, les entretiens avec les fournisseurs, les négociations, etc.”

Une fois la partie administrative en ordre, il faut compter environ 6 semaines pour inaugurer vos nouvelles stations de chargement. C’est pendant ce temps que les bornes sont commandées, que l’électricien vient vérifier et adapter votre installation électrique, que vous vous arrangez avec votre fournisseur d’électricité pour obtenir la puissance électrique additionnelle nécessaire, et que finalement la compagnie vient installer les bornes.

Il ne s’agit évidemment que d’un ordre de grandeur basé sur le cas d’Odoo. Ces délais peuvent varier selon votre situation et vos besoins. S’il s’avère, par exemple, que l’infrastructure de vos bureaux n’est pas propice à la mise en place de bornes, il vous faudra entreprendre des travaux, ce qui retardera tout le projet. Si par contre, vous connaissez déjà exactement le type de borne et le fournisseur qu’il vous faut avant de vous lancer dans les préparatifs, il se pourrait que vous alliez beaucoup plus vite.

Notez que les délais peuvent également varier selon le contexte. Par exemple, quelques mois après l’installation des stations de recharge chez Odoo, le nombre de commandes de bornes a explosé à la suite du retour au bureau après le confinement ! Prévoyez donc assez de temps pour faire face aux imprévus afin de mener à bien ce projet avant que toute votre flotte n’ait une voiture électrique.

Qui dit borne, dit partage

Ça y est, vos bornes sont installées 🥳 vient maintenant l’utilisation de ces stations de recharge. Plusieurs employés devront se partager un nombre limité de bornes, et qui dit partage dit, bien sûr, communication !

En tant que porteur du projet, il est également de votre responsabilité d’instaurer la communication entre utilisateurs. Cela peut régler bien des problèmes avant même qu’ils n’arrivent.

Prenons un exemple : George laisse sa voiture branchée toute la journée de travail bien qu’elle ait finalisé sa recharge depuis quelques heures, alors que Martine a besoin de charger sa voiture, mais n’a plus de stations disponibles. Malheureusement, Martine ne reconnaît pas la voiture de George et ne peut donc pas aller le voir pour lui en parler.

Cette situation pourrait facilement être réglée. Il vous suffit, par exemple, de créer un groupe dédié aux utilisateurs de voitures électriques sur votre système de messagerie instantanée interne et le tour est joué !

Ce groupe ne sera pas seulement utile pour les employés, mais aussi pour vous ! Il vous aidera en effet à détecter quand le besoin de nouvelles bornes se fait sentir. Lorsque vos employés demandent régulièrement à leurs collègues de déplacer leur voiture des bornes, c'est votre signal.

Sur ce point, restez vigilants et lancez les démarches dès les premiers signes. L’idée est d’éviter d’attendre trop longtemps jusqu’à un point où vos employés doivent déplacer leur voiture toutes les 2h pour faire de la place aux suivants. En effet, comme nous l’avons vu plus tôt, il y a toujours un délai entre la prise de décision et l’inauguration de nouvelles stations de recharge.

Quelques points d’attention

Gardez en tête que la mise en place de stations de recharge doit être incluse dans une stratégie plus large d’électrification de la flotte. À savoir qu’il doit y avoir suffisamment de bornes pour satisfaire le nombre de véhicules électriques ou hybrides plug-in dans votre parc automobile.

La meilleure option pour cela, et pour se préparer au changement fiscal de 2026, est de créer un plan d’action clair pour passer à un parc automobile 100 % électrique. Cela vous permettra d’anticiper l’évolution de la proportion de véhicules rechargeables, et donc le nombre de bornes nécessaires.

Lors de vos prédictions, considérez cependant plusieurs points importants.

Tout d’abord, en 2022, le marché automobile est toujours impacté par la pénurie de microprocesseurs, ce qui crée d’énormes retards sur les commandes de voitures.

“En 2021, nous devions terminer l’année avec une plus grande proportion de véhicules rechargeables, cependant nous avions une trentaine de véhicules hybrides commandés et en attente due à la pénurie de microprocesseurs qui crée des retards sur toute la ligne de production”, nous met en garde Cécile.

"Il arrive que les employés doivent attendre jusqu’à un an pour recevoir leur voiture de société électrique", continue Cécile. Chez LIZY, nous vous livrons votre voiture de leasing en 3 semaines directement à votre porte !

Ensuite, tous vos employés ne peuvent malheureusement pas se permettre d’installer une borne à domicile. “Beaucoup de nos employés habitent en centre-ville, louent leur logement ou encore sont en colocation. Puisque le réseau de bornes publiques n’est pas encore suffisamment étendu, les bornes de recharge en entreprise représentent un confort non négligeable pour eux”, explique Cécile.

Gardant ces deux éléments en tête, vous pouvez définir votre plan d’action sur plusieurs années afin d'électrifier votre parc automobile. Cela vous permettra d’avoir une idée plus claire de l’investissement nécessaire en bornes de recharge sur les années à venir. N’oubliez néanmoins pas de régulièrement confronter la théorie à la pratique afin de rester sur la bonne voie.

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Le conseil d’Odoo pour mettre en place vos bornes de recharge

Corinne n'en était pas à son coup d'essai chez Odoo, puisqu'elle était déjà responsable d’un projet d’installation de stations de chargement chez son précédent employeur. Forte de son expérience, elle a accepté de nous partager son plus précieux conseil :

“L’important, c’est de trouver les bonnes personnes. Puisqu’il s’agit d’un secteur assez récent, toutes les compagnies de mise en place de bornes ne se valent pas. Il est essentiel de bien sélectionner le fournisseur avec lequel vous souhaitez travailler. Ma suggestion : téléphonez au fournisseur ou proposez une rencontre avant de signer quoi que ce soit.”

Corinne continue : “Profitez-en pour poser le plus de questions possible. Nous ne sommes pas des professionnels en bornes électriques, c’est bien normal ! Le problème, c’est que les fournisseurs et les personnes de ce secteur le sont, et ont tendance à oublier que ce n’est pas le cas de tout le monde. Alors, n’hésitez pas à poser vos questions pratiques dès qu’elles surviennent. Le tout est de vous assurer de savoir exactement ce qui est attendu de vous à chaque étape : avant, pendant et après le jour J de l’installation des bornes.”

De plus, par expérience, Corinne conseille de faire appel à un électricien indépendant spécialisé dans ce type de projet plutôt que de laisser le fournisseur de bornes s’occuper également de l’installation électrique.

“Un électricien s’y connaît mieux en installation électrique, il pourra vous faire un état des lieux plus approfondi et tout préparer pour que la compagnie de bornes n’ait plus qu’à venir installer les stations. Un électricien n’aura aucun problème à adapter votre capacité électrique puis à tirer les câbles tout en préservant le reste de votre installation.”

Votre check-list pour une installation réussie de bornes de recharge en entreprise

Corinne nous partage sa checklist des étapes à suivre afin d’installer des bornes de recharge sur votre lieu de travail. Sauvegardez cet article sur votre navigateur pour facilement la retrouver.

Préparatifs :

• Si vous êtes locataire, vérifiez avec la copropriété qu’ils sont d’accord pour que vous installiez des bornes.
• Rencontrez les sociétés de bornes pour recevoir des offres et savoir quelle puissance serait nécessaire.
• Contactez votre fournisseur d’électricité pour vérifier la puissance électrique disponible sur le réseau et demander une offre de prix pour l'ajout de kWh sur le compteur.
• En parallèle, contactez un électricien indépendant spécialisé dans l'installation de bornes. Assurez-vous qu’il vérifie la puissance des compteurs électriques existants et également si l’installation d’un nouveau compteur sera nécessaire.
• Demandez à l'électricien une offre pour le travail sur le compteur (optionnel), pour tirer les câbles entre le compteur et les bornes, et ses autres services.

Installation :

Si les offres qui vous ont été envoyées sont acceptables pour votre compagnie :

• Lancez d’abord les travaux avec votre fournisseur d’électricité.
• Puis faites venir l’électricien afin qu’il tire les câbles et adapte l’installation électrique.
• Faites appel à la société de borne, elle n’aura plus qu’à installer les stations.

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Conclusion

La vérité est que toute compagnie suffisamment grande devra installer des bornes de recharge électrique sur son lieu de travail tôt au tard… Alors, autant y être préparé !

Notre meilleur conseil est de commencer à réfléchir à un plan d’action dès que possible afin de vous donner le temps de le mettre en place avant le changement fiscal de 2026.

Grâce à ce guide, vous avez désormais une meilleure idée de vos options de bornes de recharge, du prix auquel vous pouvez vous attendre, du temps que l’installation peut prendre ainsi qu’à quoi faire attention en tant que responsable du projet. Vous avez également une check-list exhaustive pour mener à bien votre projet. Lisez également notre article sur les 5 conseils pratiques pour installer les bornes électriques.

Il ne nous reste plus qu’à vous souhaiter une bonne installation !